Her geçen gün yepyeni araştırmalar yapılarak iş dünyasında beklenen değişim ve gelişimlere uyum sağlamak için hazırlıklar yapılıyor. Dünden bugüne hızlı bir bakış atarsak; çok geriye gitmeden 3 – 5 sene önce yıllık araştırmaların ve değerlendirmelerinin yapıldığını ve profesyonellerin bu araştırmalara göre gelecek planlamalarını yaptığını görebiliriz. Ancak son bir iki senedir yapılan araştırmalar sene içerisinde konu bazlı veya yaşanan bir değişim bazlı gerçekleştiriliyor. Bu durumda tüm profesyonelleri her an yarına hazırlıklı olmalarını zorunlu kılıyor.
İnsan Kaynakları özelinde baktığımızda, geçmişte hijyen faktörlere odaklanmış, daha çok ücret ve işe alım süreçleri ile ilgilenen bir yapısı varken zamanla kültür ve organizasyonel verimlilik alanlarına odaklanılmış ve bugüne geldiğimiz dünyada yetenek ve insan mühendisliğine evirilmiştir.
İnsan Kaynakları süreçlerinin bu perspektife gelmesinin en büyük nedenlerinden biri kuşkusuz yetenek kazanımı ve tutundurma süreçlerinde yaşanan zorluklar ve bu durumun şirketlerin sürdürülebilir büyümesine olan etkisinden kaynaklı olduğunu söyleyebiliriz.
Bende bu yazımda, yetenek kazanımı ve tutundurma süreçlerinde, işveren markası algısına büyük bir etkisi ve çalışanların ilk anda o şirketteki yaşayacağı deneyimin iz düşümü olan oryantasyon programları üzerinde duracağım.
Kuşkusuz yeni bir işe başlamak heyecan verici bir deneyim olabilir, ancak doğru oryantasyon programı olmadan bu deneyim bazen kafa karıştırıcı veya stresli olabilir. Başarılı bir oryantasyon programı, yeni çalışanların işe hızlı bir şekilde uyum sağlamalarına, şirket kültürünü anlamalarına ve işlerinde başarılı olmalarına yardımcı olacak en önemli süreçlerden biridir.
Peki oryantasyon programı nedir? Gerçekten şirketler için önemli ve doğru yönetilmesi gereken bir süreç midir?
Yeni çalışan oryantasyonu, yeni işe alınanların iş rollerine, takım arkadaşlarına, bölüm yöneticilerine, departmanlara ve organizasyona aşina oldukları işe alım sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Yeni çalışanları resmi olarak yeni bir ortama ve iş sorumluluklarına bu şekilde yönlendirirsiniz.
Oryantasyon genellikle bir şirkete yeni katılanların ilk gününde gerçekleşir ve birkaç saatten tam bir iş gününe kadar sürer. Bunu, çalışanları yeni iş rollerine hazırlayan ve haftalar hatta aylar süren bir program takip eder.
Bundan dolayı çalışan oryantasyonu, yeni işe alınan kişiyi ilk günden itibaren motive ettiği ve ilgisini çektiği için son derece önemlidir.
Yapılan araştırmalara baktığımızda,
- Doğru bir oryantasyon programı ile işe başlama sürecine sahip şirketler, %50daha yüksek yeni işe alım verimliliği elde ediyor
- Yeni işe alınanların %69’unun harika bir oryantasyon deneyimi sağlayan bir şirkette kalma olasılığı daha yüksek
Şirketler için önemi yapılan araştırmalarda da çok net gözüken oryantasyon sürecini nasıl doğru bir şekilde kurgulamalıyız?
Planlama ve Hazırlık
İyi bir oryantasyon programının başarısı, önceden planlama ve hazırlığa bağlıdır. Şirketler, yeni çalışanların ihtiyaçlarını ve beklentilerini dikkate alarak özelleştirilmiş bir oryantasyon planı oluşturmalıdır. Bu plan, işe alım sürecinden başlayarak, yeni çalışanların şirketin misyonunu, değerlerini ve iş yapma süreçlerini anlamalarına yardımcı olacak adımları içermelidir.
Bu süreçte profesyonellerin düştüğü bazı hatalar bulunmaktadır. Ön plana çıkan ilk hata, geçmişte çalıştığı şirketlerde uyguladıkları oryantasyon programını ayrını şekilde yeni şirketlerine uygulamalarıdır. Bu noktada, her şirketin vizyonu, misyonu, değerleri ve iş yapış şekilleri birbirine özgüdür. Genel çerçevede bir oryantasyon programı yüzde 40 oranında benzerlik gösterse de en az yüzde 60’lık farklılıklar söz konusudur. Bu nedenle benzer uygulamaları her şirkette uygulama hatasına düşülmemelidir.
Bu noktada “Best Practice” diye ifade edebileceğimiz örneklere baktığımızda, Google, yeni çalışanlarını “Noogler Orientation” adı verilen özel bir programla karşılarken, Walmart, yeni çalışanlarına kapsamlı bir eğitim ve mentörlük sağlayarak onların hızlı bir şekilde işe uyum sağlamalarını sağlar.
İyi Bir Karşılama
Çok sevdiğim bir söz vardır. “Algı gerçektir”. Kuşkusuz bir çalışanın yapacağınız oryantasyon programına ilgi göstermesi sizin onu ilk karşılamanızdaki sıcaklığınız ve yakınlığınıza bağlı olarak değişecektir. İlk başta oluşturduğunuz intiba ve algı tüm oryantasyon programının verimliliğini etkileyecektir.
Yeni çalışanların ilk günlerinde sıcak bir karşılama, onları değerli hissettirir ve motivasyonlarını artırır. İyi bir karşılama, yeni çalışanlara şirketin kültürünü, misyonunu ve değerlerini anlatırken aynı zamanda onları işyerinde rahat hissettirir.
IKEA’nın global yetenek ekibinin kurguladığı “IKEA WAY” programı ilk iş günü için tüm süreçlerinde doğru bir intiba bırakılması adına uçtan uca tasarlanmıştır.
Başarılı Bir İz Düşüm İçin Doğru Prezantasyon
Çok sık yapılan hatalardan biri oryantasyon programının aceleye getirilmesidir. Bundan dolayı doğru bir oryantasyon ortamı ve sunumu gerçekleştirilmemektedir. Yapacağınız oryantasyon programına uygun olacak bir ortam oluşturmalısınız. O an için boş bulduğunuz bir ortamda oryantasyon programını gerçekleştirmemelisiniz. Aynı zamanda hazırladığınız oryantasyon sunumunda şirketinizi ve organizasyonu doğru ve net bir şekilde anlatmalısınız. Bunlarla beraber, bir çalışanın temel olarak bilmesi gereken süreçleri detaylı bir şekilde anlatmalısınız. (İzin Takibi, Masraf Merkezi, IT Destek Süreci, Servis, Yemek vs.)
Eğitim ve Gelişim Fırsatları
Yeni çalışanlara sürekli öğrenme ve gelişim fırsatları sunmak, onların kariyerlerini ilerletmelerine ve işlerinde daha başarılı olmalarına yardımcı olur. Bu, iç eğitim programları, mentorluk imkanları ve dış kaynaklara erişim sağlama gibi çeşitli şekillerde gerçekleştirilebilir.
Amazon, yeni çalışanlarına şirket içi eğitim programları ve kariyer gelişim fırsatları sunarken, Target, yeni çalışanlarına “Target University” adını verdikleri özel bir eğitim programı sağlayarak onların becerilerini geliştirmelerine yardımcı olur.
Süreçlerinizde Oyunlaştırma Tercih Etmelisiniz
Aslında bakarsanız, oryantasyon programlarında çalışanların dinlerken sıkılabileceği birçok içerik barındırmaktadır. Aynı zamanda bir günde çok fazla bilginin aktarılması bilginin kalıcılığını negatif etkilemektedir. Bundan dolayı oryantasyon sürenizdeki adımları işe başlayan çalışanlarınızı dahil ederek deneyimleyebilecekleri oyunlaştırma kurguları yaratmalısınız.
Özellikle dijital deneyimler sağlayarak oryantasyon programınızı daha verimli hale getirebilirsiniz.
E- öğrenme, elde tutma oranlarını %25 ila %60 oranında artırır. Bunun temel nedeni, çevrimiçi öğrenmenin videolar, testler , anketler , oyunlar ve anketler gibi ilgi çekici öğelerin eklenmesi için yollar sağlamasıdır. Dolayısıyla oryantasyon sırasında ilgi çekici ve etkileşimli eğitim materyalleri kullanmak son derece önemlidir.
Geri Bildirim ve Destek
Yeni çalışanların performanslarını düzenli olarak değerlendirmek ve geri bildirim sağlamak, onların gelişimlerine katkıda bulunur. Ayrıca, yeni çalışanlara ihtiyaç duydukları destek ve rehberlik sağlanarak onların başarılı olmaları teşvik edilir.
Zappos, yeni çalışanlarına düzenli geri bildirim oturumları düzenleyerek onların performanslarını değerlendirir ve gelişimlerini destekler.
Tüm bu noktaları doğru bir planlama ile hayata geçirebilir ve başarılı bir oryantasyon programı ortaya çıkarabilirsek şirketlerin yeni çalışanların başarılı olmalarını sağlarken aynı zamanda iş verimliliğini artırmasına yardımcı olacaktır. İyi planlanmış ve etkili bir oryantasyon programı, şirketlerin rekabet avantajı elde etmelerine ve uzun vadeli başarılarını güvence altına almalarına yardımcı olacaktır.
