Normal zamanlarda hepimizin şikayet ettiğimiz zamanın
yetmediği kanısı ve stresli bir hayat yaşamamız bu günlerde yine karşımıza
farklı bir perspektiften çıkıyor. Çoğumuzun korona virüsü sebebiyle evde
kaldığı, kalabildiği bu dönemlerde hepimizin fazlasıyla zamanı olmasına rağmen
zamanın hiçbir şey yapmadan, yapamadan geçtiğini, tüm gün evde olmamıza rağmen
hala okumak istediğimiz kitapları okuyamadığımızı, o yoğun günlerimizde “şöyle
bir boşluk bulsam da izlesem” dediğimiz filmleri veya dizileri hala
izleyemediğimizi hatta ve hatta ailemizle bile sohbet etmek için yeterli zamanı
bulamadığımızı fark ettiniz mi?
Bu yazımda zaman yönetimini elimden ve kalemimden geldiğince
açıklamaya çalışacağım. Öncelikle zaman yönetiminin ne ifade ettiğini daha
sonra şimdiye kadar bu yönetimi neden yapamadığımızı ve zamanımızı en iyi
şekilde yönetebilmek için dikkat etmemiz gereken maddeleri ve son olarak da bu
yönetimi nasıl yapabileceğimizi açıklayacağım.
Öncelikle “zaman” kavramı ile başlamak istiyorum. “Zaman” herkes tarafından bilinen fakat anlaması ve tanımlanması bilim insanlarına, felsefecilere, din alimlerine ve sanatçılara göre farklılık gösterebilen bir kavramdır. Mesela fizikçiler zamanı geçmişten günümüze geleceğin ilerlemesi olarak tanımlamaktadır. Felsefeciler ise tüm var olanların birbirlerinin yerini alarak zincirledikleri sonsuz süre olarak tanımlar zamanı. Filozof Aziz Augustinus, “İtiraflar” kitabında zaman hakkında şu sözleri söylüyor: “Peki o halde zaman ne? Hiç kimse bana sormazsa biliyorum da biri sorup da ona açıklama yapmam gerektiğinde bilmiyorum.” Kısa ve basit bir şeklide bu kavramı tanımlarsak “hayatın akışı içinde yapılan eylemlere bağlı olarak geçen süre” bize zaman kavramını verir diyebiliriz. Zaman kavramının kimler için ne ifade ettiği, kimlerce nasıl yorumlandığını ve basit tanımını incelediğimiz üzere artık bu önemli kavramın yönetiminin ne anlama geldiğini açıklamak istiyorum. Zaman yönetimi belirli bir zaman aralığında yapılan veya yapılacak faaliyetlerin organize edilmesi ve planlanmasıdır. Zaman yönetimi bazı insanlar tarafından çok meşgul insanların ihtiyaç duyduğu, meşgul insanların haricinin ihtiyaç duymadığı önemsiz bir konu olarak algılanıyor. Öncelikle bu algı kesinlikle yanlıştır çünkü birey ister belirli bir zaman aralığında yapacak bir işi olmasın, ister o zaman aralığında birden çok iş yapması gereksin, zamanını planlamalıdır.
Zaman yönetimi, daha müsait olan insanlarda zamanını daha
iyi değerlendirmesi gerekliliğinin farkındalığını oluştururken, zamanın
değerini daha kolay anlama şansı verecektir; meşgul insanda ise yaptığı ve
belirli bir zaman aralığında yapmak zorunda olduğu işlerin ve eylemlerin
etkinliğini ve verimliliğini artıracaktır.
Zaman yönetim tekniklerine geçmeden bu yönetimi yapmamızı engelleyebilecek bazı hususlar var maalesef. Zamanımızı en iyi şekilde yönetmek için bu hususlara dikkat etmemiz gerekir.İşte bu engellerden bazıları:
•Mükemmeliyetçilik
Hepimiz yaptığımız işin çok iyi olmasını isteriz ve bunun
için elimizden geleni yapmaya gayret ederiz, herhangi bir aksi durum olduğunda
ise bu durumları kabul edebiliriz ancak bazılarımızın kesinlikle hiçbir
eksikliğe veya yanlışlığa tahammülü olmuyor. Ne var ki bazen işler istediğimiz
gibi gitmeyebilir. Bazen kendimizi yapmaya çalıştığımız işlerde aşırı
zorlayabilir bazen de hedeflerimiz gerçekçilikten çok uzak olabilir. Mükemmeliyetçi
kişiler işler yolunda gitmediğinde büyük bir hayal kırıklığı ile karşı karşıya
gelebilirler, umutsuzluğa kapılıp işleri yarıda bırakabilirler. Aynı şekilde
zaman yönetiminde de mükemmel bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe
sahip olmak, kısa bir süre sonra hayal kırıklığı yaşamak ve vazgeçmeye meyil
etmekle eş anlamlıdır dolayısıyla zaman yönetimimizi planlarken esnek olmalı ve
olası muhtemel aksilikleri göz önünde bulundurmalıyız.
•Erteleme
Erteleme davranışı, zamanı planlama ve başarı karşısındaki
en büyük engellerden biridir. Ertelenen her iş bir diğer işi etkiler ve bu bir
kısır bir döngüye yol açabilir. Erteleme alışkanlığından vazgeçmek zaman
yönetiminin ilk ve en önemli basamaklarından biridir. Bu alışkanlıktan
kurtulmak için bir “ertelenen işler listesi” hazırlanabilir. Bu listeyi
hazırladıktan sonra her bir maddenin yanına o işe başlayacağınız tarihi ve
zamanı belirgin bir şekilde not etmelisiniz. Bu listedeki belirgin bir şekilde
belirttiğiniz tarih ve saatler sizi harekete geçirmeyi kolaylaştıracaktır. Tüm
bunları yaparken henüz erteleme alışkanlığından kurtulmadığınızı hatırlatmak
istiyor ve hemen aksiyon almanızı tavsiye ediyorum.
•Kendine az veya çok
güven:
Hayatta kendine güven iyi ve yararlı bir özelliktir fakat
fazla güven boş verdiciliğe, az güven ise tembelliğe yol açar. Kendine çok
güvenen birey nasıl olsa ben yaparım o şekilde veya bu şekilde diyebilir, az
güvenen insansa nasıl olsa yapamayacağım hiç denemeyeyim diyebilir. Bu durumlar
iki tür birey için de düzensizlik ve başarısızlığa yol açar.
•Hayır diyememe
Zamanımızı yönetirken en çok ihtiyaç duyacağımız maddelerden
biri çevremize hayır diyebilmektir. Bir program çerçevesinde çalıştığımız için
çevremizden gelen teklifleri zaman zaman reddetmemiz gerekebilir aksi takdirde
programımız sık sık ertelenecek ve bir zaman sonra geri dönüşü olmayan bir
şeklide tamamen kendimizi programın dışında bulabiliriz.
Şimdi “zaman yönetiminin” ne anlam geldiğini, neden gerekli
olduğunu ve bu süreçteki önümüzdeki muhtemel engelleri kaldırdığımıza göre
artık zaman yönetim tekniklerine geçebiliriz.
1-)POMODORO TEKNİĞİ
1980’lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirildi. Pomodoro Tekniği çalışma saatinin parçalara ayrılmasını ve bölünmüş zaman aralıklarıyla verilen molalarla tamamlanması gerektiği fikrini temel alır. Bu demektir ki, 25 dakika çalışırsınız, sonrasında 5 dakika mola. 4 Pomodoro’dan sonra, 15-20 dakikalık daha uzun bir mola verebilirsiniz, tabi ki hiçbir şey devam eden bir Pomodoro’yu bölmemelidir. Bu tekniğin arkasındaki felsefe oldukça basittir: Sıkça mola vermeniz sayesinde dikkat dağınıklığınız minimum seviyeye inecektir aynı zamanda yenilenmiş ve enerji dolu hissetmenizi sağlar.
2-)
O KURBAĞAYI YE (ZOR İŞİN ÜSTESİNDE GELMEK)
Başlıktan hepinizin nefret ettiğinin farkındayım özellikle bu günlerde başımıza gelenlerin Çinli birinin yarasa yemesiyle başladığını düşünürsek daha da iğrenç oluyor. Yemeniz gereken kurbağa sizin en zor görevinizdir. Yani onun hakkında yapacak bir şeyiniz yoksa erteleyeceğiniz şeydir. Bu görevi ilk olarak yapmak ve onu yolunuzdan çekmek diğer görevlerin gözünüze kolay görünmesini sağlayacaktır. En korkunç görünen işi tamamlamak size diğer işleri yapmanızda motivasyon sağlayacaktır.
3-)EİSENHOWER MATRİSİ
1953-1961 yılları arasında Amerika Birleşik Devletleri’nin
başkanlığını yapan Eisenhower’in geliştirdiği ve kendi adını alan bu yaklaşım,
zaman yönetiminde başarılı olmanızı sağlayabilir.
Eisenhower Matrisi’nin uygulanması ise oldukça kolay. Yapmanız gereken, işlerinizi aşağıdaki şekilde kategorize etmek.
- 1-) Acil ve önemli.
- 2-) Acil ama önemli değil.
- 3-) Önemli ama acil değil.
- 4-) Önemli değil ve acil değil.
4-)ABC YAKLAŞIMI
Eisenhower Matrisi
yöntemini mantıklı ve yapılabilir bulduysanız ama kategorizasyon size biraz
karmaşık geldiyse ABC Yaklaşımı size göre olabilir. ABC Yaklaşımı metodunda
yapmanız gereken; önemli, orta önemli ve az önemli olacak şekilde işleri kategorize
etmenizdir.
5-)
YARIN YAP!
Bu kadar zaman yönetiminden, işlerimizi ertelemememiz
gerektiğinden bahsettikten sonra şimdi de işlerimizi ertelememizi mi söylüyorum
daha neler!!! Mark Forster sadece bir görevi ele alıp ona odaklanmayı tavsiye
eder, bu diğerlerini görmezden gelin demek oluyor. Yani yapılacaklar
listesinden bir iş seçip sadece seçtiğiniz işe odaklanmanız gereken bir
yöntemdir, geriye kalan görevlere seçmiş olduğunuz iş bitmeden başlamamanız
gerektiğini savunur.
6-)
İŞLERİ YOLUNA KOYMAK
İşleri yerine koyma metodu, David Allen tarafından
geliştirilmiştir. Bu yöntemde zamanını planlamak isteyen birey yapacağı bütün
işleri ve bütün ihtiyaçlarını yazması gerekir. Bu listedeki maddeler daha
sonra parça parça bölünmelidir. Daha
küçük görevler çabucak bitirilir ve daha büyük görevler tamamlama başlamak için
daha küçük parçalara ayrılır. İşleri parça parça ayırmak o işin organizasyonunu
ve yapımını kolaylaştıracaktır.
Yaptığımız ve yapacağımız işlerde bu teknikleri kullanmak için daha önce belirttiğim olası engelleri göz önünde bulundurarak, bu teknikleri kullanmak daha az enerji harcayarak daha verimli ve pozitif sonuçlar almamız mümkün.Bu teknikleri kullanmaya başlamak için bu günlerin en ideal zamanlar olduğunu düşünüyorum. Ülkemizdeki ve dünyadaki bu virüs sebebiyle hepimizin, normal zamanlara göre daha boş zamanı olduğu malum ,eğer bu boş zamanlarımızı iyi ve etkili bir şekilde yönetebilirsek, normal hayatımıza döndüğümüzde her birimizin daha bilinçli ve birikimli şekilde hayatımıza devam etmemiz işten bile değil…
