Herhangi
bir zamanda herhangi bir yerde kurulan bir işletme hiç kuşku yok ki kar etmek
ve bu karlılığı sürdürülebilir kılmak için kurulmuştur. Bundan dolayı bir
işletme karlılığını sürdürülebilir kılmak için gerçekleştirdiği faaliyetlerinin
verimliliğini sağlamalı ve artırabilmelidir. Bir işletmenin verimliliğini ise
faaliyet çıktılarını, faaliyet girdilerine bölerek (VERİMLİLİK = GİRDİ / ÇIKTI
) buluruz. Bu yazıda üstünde duracağım konu ise verimliliği sürdürülebilir
kılmak ve işletmenin karlılığını sağlamak için en önemli parametrelerden biri
olan performans değerlendirilmesi ve yönetimi olacak. İlk başta konusu geçen
kelimeleri açıklayıp daha sonra performans yönetiminin nerelerde kullanıldığını,
kriter ve standartlarını, performans değerlendiricilerin nasıl belirlendiğini,
değerlendirme yöntemleri ve değerlendirme yaparken nelere dikkat edilmesi
gerektiğine değinip, bazı işletmelerin performans değerlendirme ve
yönetimlerinden örnekler verip yazımı sonlandıracağım.
Performans; genel anlamda amaçlı ve planlanmış bir etkinlik sonucu elde edilen nitel ya da nicel olarak belirten bir kavramdır. Değerlendirmenin kıymet biçme, değer belirleme, yargılama gibi birçok anlamı bulunmaktadır. Bu iki tanımdan yola çıkarak Performans değerlendirme; birey grup veya örgütün ne ölçüde başarılı olduğunu belirlemeye yönelik ölçme, değerlendirme, yargılama faaliyetlerini kapsayan bir süreçtir. Bir süreç olarak tanımladığımız performans değerleme genel anlamda iki ana durumu dikkate alır. İlki; bireyin belirli bir dönemdeki fiili başarısını dikkate aldığı (ne yaptı), ikincisi ise geleceğe yönelik gelişme potansiyelini (ne yapabilir) belirlemek için yapılan değerlendirme çalışmalarıdır.
Performans
Yönetimi; Performans değerlendirmeyi statik bir değerlendirme faaliyeti olarak
değil de dinamik bir süreç olarak ele alan, çalışanların performans planlama, değerlendirme
ve geliştirmeyi amaçlayan ve konuya daha bir geniş açıdan yaklaşan örgütsel bir
sistemdir.
Yazıda
üzerinde duracağımı kavramlarını açıkladıktan sonra konumuza daha detaylı
incelemeye başlayabiliriz.
PERFORMANS
DEĞERLENDİRMENİN KULLANIM ALANLARI
Performans
değerlendirme sistemi genellikle bir işletmedeki insan kaynakları departmanı
tarafından sürdürülen bir süreçtir. İşletme içerisinde performans değerlendirme
insan kaynakları planlamasında, ücret–maaş yönetiminde, işletme çalışanlarının
eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının belirlenmesinde, çalışanların kariyer
planlamasında, herhangi bir çalışan ile işten ayrılma kararı sürecinde ve insan
kaynakları bilgi sisteminin oluşturulmasında kullanılır. Kullanım alanlarına
baktığımızda performans değerlendirmesinin işletme açısından tutarlı ve
objektif kararlar alınmasını sağlamasının yanında işletmenin karlılığını,
etkinliğini ve kalitesini de arttırdığı görülür. Çalışanlar açısından baktığımızda performans
değerlendirme, çalışanların bireysel olarak psikolojik ihtiyaçlarını tatmin
etmesinin yanı sıra motivasyonlarını ve işletmeye olan bağlılıklarını arttırır.
Ayrıca çalışanların bireysel kariyer planlama ve gelişimlerine katkıda bulunur.
Performans
Değerlendirme Sürecinde Performans Kriterleri ve Standartları
Performans
değerlendirmesinde, neyin değerleneceği sorusunun cevabı değerlemenin
kriterlerini oluşturur. Bu sayede çalışanın performansının hangi boyutlarının
değerlendirileceği ortaya koyar. Değerlemenin geçerliliği ve güvenilirliği
açısından performans kriterlerinin doğru seçilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde
yanlış veya eksik bir kriterleme ile hatalı bir değerleme yapmış oluruz. Değerlemeye geçmeden önce belirlenmesi
gereken kriterler; İş analizleri, iş tanımları iş gerekleri gibi analizlerin
sonucunda belirlenir. Bakıldığı zaman performans değerlemesinde genel olarak üç
kriter bulunmaktadır. İlk olarak çalışanın kişilik özellikleri ile ilgili
kriterler, ikinci olarak iş davranışı ile ilgili kriterler ve son olarak da iş
sonuçlarıyla – hedeflere ulaşma ile ilgili kriterlerdir.
Performans
değerlemesinde neyin değerleneceği sorusunun cevabı değerlemenin kriterlerini
verirken neye göre değerleneceği sorusunun cevabı ise performans değerlemenin
standartlarını belirlemektedir. Performans standardı kişinin yaptığı işin
süresi, miktarı, maliyeti, kalitesi vb. unsurlarına ilişkin olarak kendisinden
beklenileni belirleyen ölçüdür.
Performans değerlemesinde kriter ve standartların daha iyi anlaşılması
için örnek vermek gerekirse; bir satış elemanının değerlendirilmesinde
değerleme kriteri: satılan ürün miktarıdır Standartları ise; ayda 200 birim
satması mükemmel, 100 birim satması ise yeterli olarak görülmesi bir performans
düzeyini gösterecektir.
Performans
Değerlendiricilerinin Belirlenmesi.
Hiç
kuşku yok ki performans değerleme sürecinin en önemli kısmı burasıdır. Çünkü
değerlendirmeyi yapan kişinin yanlış belirlenmesi bütün bir değerlendirme
sürecinin boşa gitmesi ve işletmeye herhangi bir fayda sağlamaması bir kenara
dursun zarar verme imkanın yüksektir.
Birçok
farklı değerlendirici kullanılarak performans değerleme süreci gerçekleştirilebilmektedir.
Bu yazıda ben altı ayrı değerleyiciden bahsedeceğim.
İlk
olarak, geleneksel işletmelerde yaygın bir şekilde kullanılan amir değerlemesi. Amir değerlemesi
işletmelerde en yaygın olarak kullanılan değerlendirmedir. Genellikle
çalışanların ilk amirleri tarafında gerçekleştirilmektedir. Bazı işletmelerde
2. ve 3. amirlerinin değerleyici olduğu da gözlemlenebilir. Amir değerlemesinin
kullanılmasının sebebi; çalışanın yaptığı işi en iyi bilenin, nasıl yaptığının
başarılı ya da başarısız olduğu konuları en iyi bilenin ilk üstü olduğu
varsayımına dayanır. Çalışan ve amir arasında sürekli olarak iletişim ve
fiziksel yakınlık söz konusudur. Amir değerlemesinde karşılaşılabilinecek
risklerinden biri amirin çalışanı olumsuz geri beslemelerinden kaynaklı çalışan
ile amir arasındaki ilişki bozulabilir ve çalışanın motivasyonu düşebilir.
Bir
diğer değerleyici ise çalışanın kendisidir.
Yani öz değerlendirmedir. Bu değerleyicide çalışanın kendini tanımasına imkan
verilir ayrıca çalışanın performansı hakkında düşünmeye yöneltir. Ve kişinin
değerleme/yargılama becerisini geliştirir.
Fakat bazı çalışanların abartıya kaçarak kendisini kusursuz görme ya da
bunun tam tersi olarak çalışanın fazla tevazu göstererek kendini küçük düşürme
gibi riskleri söz konusudur.
Çalışanın
kendisini değerlendirmesinin yanı sıra başka bir değerleyicide çalışanın eşiti olan iş arkadaşı tarafından
değerlendirilmesidir. Bu değerleyici
sisteminde aynı ya da birbiri ile ilişkili işler yapan ve birlikte çalışan
kişilerin birbirlerinin performansını en iyi gözlemleyeceği varsayımına
dayanır. Fakat bu durumda çalışanlar arasındaki sosyal ilişkilere ve birbirleri
arasında ki rekabete dikkat edilmelidir aksi takdirde yanlış bir değerlendirme
sonucu ile karşı karşıya kalınabilir.
Çoğu
zaman yöneticilerin tepkiyle karışladıkları bir yöntem olan astların değerlendirmesi de bir başka
değerleyici yöntemidir. Buradaki
varsayım ise astların gerçekleştirdiği değerlendirmelerin yöneticilerinin
davranışlarının olumlu yönde etkileyeceğini inancı bulunmaktadır. Ancak burada
en çok karşılaşılan sıkıntı ise çalışanların yöneticilerinin tepkisini almamak
için olumlu değerlendirme yaptıkları gözlemlenebilmektedir. Bazı işletmeler bu
sıkıntı ile karşılaşmamak için isimsiz değerlendirme yapmaktadırlar.
En
önemli değerleyicilerden biri ise müşterilerin değerlendirmesidir. Bu
değerlendirmede hangi müşterinin değerleyici olacağının tespit etmek zor olduğu
için bazı durumlarda çok verimli sonuçlar alınırken bazı durumlarda çok farklı
sonuçlar ile karşı karşıya kalınabilmektedir. Fakat bu değerlemedeki en büyük
avanta işletme ile müşteri ilişkilerinin çok daha sağlam temellere oturmasını
sağlayacaktır.
Son olarak özellikle son zamanlarda güçlü insan kaynakları departmanı olan işletmelerin birçoğu tarafından uygulanan 360 derece performans değerlendirmedir. 360 derece performans değerlendirmede; çalışanın kendini değerlendirmesinin yanı sıra astlarının üstlerinin, eşitlerinin ve müşterilerinden performansına ilişkin bilgi edindiği süreçtir.
360
derece performans değerleme sürecinin iki temel boyutu vardır. İlk olarak
birden çok kaynaktan alınan verilerin ne tür bir araçla değerlendirileceği
ikinci olarak da elde edilen verilerin çalışanlara geri besleme olarak nasıl
verileceğidir. Bu iki temel boyutu
dikkate alının tüm kaynakların bir araya gelmesi ile gerçekleştirilecek bir
değerlendirme işletme için en doğru sonucu vereceği aşikardır.
Birbirinden
farklı şekilde değerlendiricilerin belirlenmesini elimden geldiği kadar ifade
etmeye çalıştım. Şimdi ise tüm bu anlattıklarımdan hareketler hangi yöntemler
ile performans değerlendirmeyi gerçekleştirebileceğimize değineceğim.
Performans
Belirleme Yöntemleri
Performans belirleme yöntemlerini; kişilerarası karşılaştırmalara dayalı yöntemler, ortak performans kriter ve standartlara dayalı yöntemler ve son olarak bireysel performans standartlarına dayalı yöntemler olmak üzere üç ayrı başlıkta değerlendireceğim
1.Kişilerarası Karşılaştırmalara Dayalı Yöntemler
Kişilerarası karşılaştırmaya dayalı iki yarı yöntem bulunmaktadır. Bunlarda ilki sıralama yöntemi diğeri ise zorunlu dağılım yöntemidir. Performans değerlemesini sıralama yöntemi ile dört farklı şekilde gerçekleştirebiliriz. Bunlar; basit sıralama yöntemi, alternatif sıralama yöntemi, puan verme yöntemi ve son olarak ikili karşılaştırma yöntemidir. Zorunlu dağılım yönteminde ise çalışanların performans düzeylerinin normal dağılım eğrisine uygun bir dağılım gösterdiği varsayımına dayanarak gerçekleştirilir.
2.Ortak Performans Kriter ve Standartlarına Dayalı Yöntemler
Performans değerlendirmesinde bu yöntemi dört farklı şekilde uygulanabilir. Çalışanların performanslarını farklı kriterler açısından bir ölçek ile ölçüldüğü geleneksel değerleme skalaları yöntemi. Bir diğeri ise yöneticinin çalışanların dönem içindeki başarıları veya başarısızlıklarını belirleyin kritik olaylardaki davranışları ile değerlendirdikleri Kritik olay yöntemi. Kritik olaylara bakmadan çalışanın genel olarak davranışlarına bakıldığı davranışsal değerlendirme ölçeği yöntemi ve son olarak da kontrol listeleri işaretleme yöntemidir.
3.Bireysel Performans Standartlarına Dayalı Yöntemler
Bireysel
Performans standartlarına dayalı yöntemler üç tanedir. Bunlarda ilki ya tek
başına yöneticinin ya da yönetici ile astının müzakeresi sonucu belirlenen
objektif kriterler ile gerçekleştirilen direkt indeks yöntemidir. İkincisi, fiili
sonuçları daha ayrıntılı performans standartları ile karşılaştırıldığı
standartlar yöntemdir. Üçüncüsü ise üst ve astın dönem başında bir araya
gelerek ast için dönemsel hedefler belirledikleri ve dönem sonunda bu
hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmemesine bakılıp yapılan hedeflere göre
performans değerlendirme yöntemidir.
Bakıldığı zaman uzun ve işletmeler için önemli olan performans değerlendirme yöntemi doğru bir şekilde yönetildiği zaman işletmelere hem sürdürülebilir verimliliği elde edebilmesi hem de karlılığını arttırması noktasında büyük önem taşımaktadır. Hem performans değerlemesin daha iyi ifade edebilmek için hem de başarılı uygulandığı zaman alınan iyi sonuçları ifade etmek için bazı büyük şirketlerdeki performans değerlendirme yöntemlerini örnek vererek yazımı bitirmek istiyorum.
- CocaCola
İçecek sektörünün en büyük şirketlerinden biri olan CocaCola uzun bir süre klasik performans değerlendirme sistemi kullanmaktaydı fakat özellikle 2016 yılından sonra klasik performans değerlendirme sistemini bırakıp yeni bir performans değerleme sistemine geçmiştir. Yeni sisteminde CocaCola çalışanlarıyla aylık olarak görüşme gerçekleştirmektedir. Fakat yöneticiler bu görüşmeleri gerçekleştirmeden önce çalışanlar kendileri için hazırlanmış 6 soruluk bir anketi cevaplamaktadırlar. Bu 6 sorunu çalışanlar tarafından klasik olarak cevaplanmaktadır. Bu 6 soruyu cevaplayan çalışanlar daha sonra kendileri ve yöneticilerinin değerlendirdikleri evet/hayır şeklinde cevap verdikleri anket sorularını cevaplamaktadırlar. Bu iki anketi doldurduktan sonra çalışanlar yöneticileri ile görüşüyor ve performans değerlendirme sürecini gerçekleştirmiş oluyorlar. CocaCola bu performans değerlendirme sistemini her ay aralıklı olarak gerçekleştirmektedir. Bu yeni sistemleri sayesinde CocaCola çalışanları hem kendini hem de yöneticilerini değerlendirme imkanı bulurken düzenli görüşmeler sayesinde hem motivasyonlarını arttırıyor hem de kariyer ve gelişimlerine katkı sağlıyor. Çalışanların performansın ve gelişimini bu denli önemseyen CocaCola’nın kendi sektöründe Pazar lideri olması basit bir tesadüf olmasa gerek.
- LC WAIKIKI
Perakende sektörünün güçlü isimlerinden Lc Waikiki, insan kaynakları departmanının gerçekleştirdiği performans değerleme sistemi ile de öne çıkmaktadır. Çalışanları ile düzenli görüşmeler gerçekleştiren Lc Waikiki’deki yöneticiler görüşmeleri ve gerçekleştirdikleri anketler sonucu hem performans ödüllendirme hem de performans geliştirme açısından çalışanlarına fayda sağlamaktadır. Lc Waikiki çalışanlarının yetkinliklerini güçlendirmek ve kurum değerlerine bağlılıklarını artırmak için “Çift Kanatlı Yalın Çalışan ve Lider Metaforu” uygulamalarını gerçekleştirmektedir. Ayrıca yapılan anketler ve görüşmeler sonucunda IT, Mali İşler, Risk Yönetimi, İnsan Kaynakları, Denetim, İdari İşler vb. destek birimler çalışanlarına mesleki bilgi ve becerilerini, belirleyen, değer yaratmasını sağlayan geliştiren ve geleceğe hazırlayan gelişim çözümlerini geliştirmek ve sunmak için eğitimler verilmektedir. İşletme içerisindeki organizasyonlardaki verimliliği sağlamak içinde liderlerin yetkinliklerinin, ekip dinamiğinin ve çalışma ikliminin gelişmesine birebir koçluk, takım koçluğu, mentörlük gibi araçlarla katkı sağlamaktadırlar. Çalışanları ile böylesine bir dirsek teması içerisinde olan bir işletmenin her geçen gün çok daha fazla büyümesini izlemeye devam edeceğiz.
